眾志成城,共同戰“疫” | 在家辦公,億方云可以為您做什么?

為了阻止疫情的進一步傳播和擴大,國務院已經正式宣布延長春節假期,各省市相繼出臺關于延遲企業復工和學校開學的通知,人民日報也發出倡議,倡導大家采用創新辦公形式,在線辦公、遠程協同。目前開工在即,多數企業都選擇了在家辦公,遠程協同。

遠程辦公最大的挑戰,就是即時溝通和文檔協同。日常溝通可以通過微信、企業微信等即時通訊工具解決,會議也有很多視頻會議工具可以選擇。文檔協同,億方云作為專業的企業文件存儲與共享云平臺,愿意出一份力。此前,億方云已經第一時間緊急發布針對此次疫情的幫助計劃,那么億方云具體能夠如何助您遠程辦公?真正實現“停班不停工,停課不停學”,這篇我們來具體聊一聊。

一、當前突發情況下,如何快速獲取辦公資料,開啟遠程辦公


疫情來的觸不及防,很多人都是被動過渡到在家工作,在沒有一點點準備的情況下,分散在各處的員工如何快速獲取資料,恢復工作?傳統可能需要一個人專門來批量處理,將各種辦公文件分門別類打包,再用qq或者郵箱大附件來傳送,耗時耗力還得擔心中斷需要再來一遍,有任何新的需求又要重復一遍這個繁瑣的過程。

這個時候用億方云,只要能夠聯網,就能夠登錄賬號,平臺上的所有資料自動同步,輕松開啟云辦公。

新用戶也不用急,注冊賬號之后,可以由企業管理者建立文件夾,按照不同的權限邀請不同的員工進入共享協作,然后每個部門/項目可以有一個人把所有的資料同步至對應文件夾,實時同步讓大文件的傳輸過程輕松無感知,還可以通過評論功能一鍵@同事,這樣只要在權限內的所有協作者,不論身在何處,只要有一臺電腦或者手機,就可以通過同步端輕松get所有資料,隨時隨地開展工作。

(多端同步,隨時隨地,移動辦公)



二、疫情當前,如何快速收集員工信息,了解員工動向


為了更好的做好疫情防控工作,最近各企事業單位,甚至社區都在統計員工、居民、學生的個人健康情況和春節假期去向,一個一個的發信息再匯總當然可以,但是太慢太繁瑣了,非常耗費人工和時間,也難免出錯,看看用億方云可以如何快速創新的完成這項工作:


可以看到,我們只需要簡單兩步

1、發起人(行政/hr)新建一個一起寫表格,建好表頭規范所需信息,一鍵@所有需要填寫的對象;

2、協作成員(員工)收到消息提醒后,進入表格填寫自己的信息,可以多人實時在線編輯;

這樣,在很短的時間內,發起人就獲得一個擁有完整信息的表格,輕松完成這項信息搜集的工作啦。



三、如何與伙伴實時同步工作文檔,高效協作,確保工作進展和結果


遠程辦公,大家不能方便自如的進行面對面的交流,文檔的協同變得更加困難,那我們要如何通過億方云平臺進行文檔的共享、討論、編輯、協作和管理呢?


1、文檔共享,一鍵@,消息及時提醒

每個部門/每個工作組/每個項目,都可以在億方云上建立自己的協作文件夾,給每個協作成員按需匹配不同的權限,所有的工作文檔在平臺上便捷共享,100多種格式支持直接在線預覽,大家可以圍繞文檔直接在平臺上進行內容討論,同時一鍵@能夠確保所有的工作溝通和文檔共享實時觸達到所有協作成員。

(實時共享,一鍵評論,多格式預覽)


2、文檔協作,在線編輯,云端即時共享

日常辦公中有非常多的文件交互和流轉需求,同事間就一項工作內容需要進行大量的討論、反復的修改才能最終形成定稿。傳統用QQ、微信、郵件等工具來溝通,需要不斷的將文件發來發去,頻繁溝通的情況下可能每個人電腦上都有數個版本,不僅占空間,也極易混淆,難以管理。
通過億方云,我們可以在文檔下直接@參與協作的同事,進行討論交流,也可直接在線編輯,一份文件共同管理,同時每個人的操作記錄也可查詢,歷史版本可追溯,高效又安全。

(在線編輯、自動同步、動態查詢、版本管理)


3、跨組織文檔溝通與協作,一個鏈接輕松搞定

跨部門/跨組織的文檔協作可以在億方云平臺上可以建立外部協作文件夾,通過一個鏈接邀請協作的同事、客戶或者合作伙伴加入進來,這個外部協作文件夾與組織架構下的其他文件夾功能一致,卻又互相獨立,確保便捷展開所有工作文檔的共享、討論與協作,同時保證安全。

也可以把需要分享給被人的資料生成鏈接或者二維碼,一鍵分享到客戶/伙伴的微信、QQ、釘釘等賬號。若對方提出修改意見我們還可以直接在億方云平臺上修改保存即會實時同步,無需再次分享。同時分享鏈接支持多級權限設置和管控,方便安全又有效。

同時,分享出去的資料還可以進行追蹤,可視化的查看訪問、預覽、下載情況,幫助了解有沒有觸達到目標對象。

四、知識即資產,歸檔匯總、確保異地辦公時企業的數字資產沉淀


企業大量的數據資產都以各種形式的文檔承載著,對于企業來說文檔資料的沉淀尤為重要,知識即財產。同時,按照國務院及各省市的通知,預計在家辦公的時間不少于一周,這期間會產生大量的工作文檔,統一員工在家工作期間的辦公平臺,讓工作資料得以完整存檔能最大限度的保證企業數字資產的沉淀。后續管理者亦可以按照目錄做好分層,個性化設置標簽,方便日后工作需要可快速調檔查詢。

以上就是我們今天為您準備的億方云在遠程辦公中的常用使用場景,希望讓您的在家辦公更加輕松高效,也歡迎更多的新老用戶分享您的使用方法(您可以通過公眾號給我們留言)。


最后,向每一位疫情中仍然堅守崗位的中國人致敬。

武漢加油!中國加油!


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2020-02-04
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